Kassensystem einrichten

Wir zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten Ihre Kasse einrichten, Ihren ersten Verkauf mit der Rent-a-Shop Kasse tätigen und im Handumdrehen Ihren eigenen Artikel erfassen – Los geht's.

Voraussetzungen

Sie benötigen die Warenwirtschaft sowie das Abonnement für das Kassensystem. Gehen Sie zu Konto > Abonnement > Abonnement und aktivieren Sie beides. Beim Kassensystem können Sie auswählen, wieviele Terminals Sie gleichzeitig betreiben möchten. Falls Sie mehr Terminals benötigen als zur Auswahl stehen, kontaktieren Sie uns bitte.

Sobald die Webkasse aktiviert ist, erscheint ein neuer Menüpunkt «Kasse». 

Kassenbenutzer erstellen

1. Erstellen Sie einen neuen Benutzer unter dem Punkt Konto > Benutzer und Gruppen > Benutzer.
2. Fügen Sie dem Benutzer einem Standort hinzu: Einstellungen > Kasse > Standorte. Sie können beliebig viele Kassenbenutzer hinzufügen.
3. Da die Kasse pro Sitzung gesteuert wird, können Sie an einem Tablet oder Laptop zur gleichen Zeit einen Benutzer verwenden. Bestehende Benutzer werden beim Anmelden erkannt und können aus der Kasse ausgeschlossen werden.

Einstellungen

Unter Einstellungen > Kasse > Grundeinstellungen können Sie verschiedene Einstellungen zur Kasse vornehmen.

Layout:

Theme-Farbe: Diese kann nur pro Kasse und nicht pro Benutzer eingestellt werden.
Raster: Aufteilung: Hier können Sie einstellen, in welchem Verhältnis das Layout des Kassensystems (linke / rechte Spalte) aufgeteilt werden soll.
Raster: Anzahl Kacheln pro Zeile: Hier können Sie einstellen, wie viele Kacheln pro Zeile angezeigt werden sollen. Dies betrifft hauptsächlich die Artikelauflistung.
Logo: Laden Sie ihr Logo hoch, dieses wird beim Login des Kassensystems angezeigt.

System:

Gast-Kunde: Geben Sie den Namen des Gast-Kunden an. Der Gastkunde dient dazu, Kassenaufträge, welche keinem Kunden zugeordnet werden können, auf einen Gastkunden zu erfassen. Sie müssen den Gastkunden einmalig erstellen und dann hier hinterlegen.
Logo: Laden Sie ihr Logo hoch, dieses erscheint als Verknüpfung auf Ihrem Desktop/Home-Screen.

Katalogdarstellung:

Wählen Sie hier aus, welche Daten in den Artikelkacheln dargestellt werden sollen. Im Info-Popup wird immer alles angezeigt.

Verhalten:

Checkout: Quittung nach Bestellung?: Bestimmen Sie, ob eine Quittung nach der Bestellung gedruckt werden kann.
Checkout: Quittung per Mail nach Bestellung?: Bestimmen Sie, ob eine Quittung nach der Bestellung per E-Mail gesendet werden kann.
Eingabe: Keypad nutzen?: Nützen Sie für die Eingabe der Anzahl und des Preises ein Zahlenfeld. Vor allem auf iPad/Tablets kann dies die Bedienung erleichtern. Zwingend, wenn Sie einen Barcodescanner angeschlossen haben, da dieser vom Tablet als Tastatur erkannt wird.
Frage, ob alle Artikel gescannt wurden: Legen Sie fest, ob bei dem Übergang vom Warenkorb zum Zahlvorgang diese Frage angezeigt werden soll.
Warenkorb: Produkte automatisch zusammenfassen?/Warenkorb: Freipositionen automatisch zusammenfassen?: Bestimmen Sie, ob Produkte oder Freipositionen automatisch in einer Position zusammengefasst werden, oder, ob diese als einzelne Positionen dargestellt werden.
Sicherheit: Benutzerwechsel: Bestimmen Sie die Sicherheitsabfrage, wenn innerhalb der Kasse der Benutzer gewechselt wird.

Funktionen:

Warenkorb-Markierung/-Kunde/-Versand: Legen Sie fest, welche Funktionen Sie im Warenkorb benötigen.
Lagerbuchungen erzwingen: Bei Produkten mit Lagerführung werden nur Aufträge abgeschlossen und im Rüstschein verbucht, was aktuell an Lager ist. Wenn es nicht an Lager ist, wird der Auftrag nicht abgeschlossen, sondern eine Reservierung angelegt, der Artikel wird nicht auf dem Rüstschein verbucht. Bei Aktivierung dieser Option wird diese Logik ausgehebelt. D.h., hier wird immer ein Auftrag abgeschlossen und ein Rüstschein erstellt, unabhängig davon, ob Sie Lager führen oder nicht. Somit wird mit dieser Funktion die Anzahl des Artikels bei Produkten ohne und mit Lagerführung immer um die Anzahl der gekauften Produkte reduziert und es findet keine Reservierung des Produktes statt. Das ist insbesondere für Läden hilfreich, die z.B. Frischware verkaufen, kein Lager führen, aber die Aufträge nicht manuell abschliessen wollen.

Quittung:

Kopf-/Fusszeile: Hier können Sie Text hinterlegen, welche in der Kopf- bzw. Fusszeile der Quittung gedruckt wird. In der Fusszeile wird normalerweise die Adresse hinterlegt.
Barcode drucken: Stellen Sie ein, ob auf der Quittung ein Barcode gedruckt werden soll. Diesen können Sie im Kassensystem in der Bestellungsansicht einscannen, um die Bestellung aufzurufen und zu verändern.
Logo: Laden Sie ein Logo hoch, welches auf der Quittung gedruckt werden soll. Beachten Sie, dass Grafiken mit transparentem Hintergrund nicht optimal gedruckt werden können. Wir empfehlen ein Logo im .jpg - Format mit weissem Hintergrund zu verwenden.
Barcode drucken: Wenn aktiviert, enthält die Quittung einen Barcode. Dieser kann an der Kasse eingescannt werden, um die Bestellung zu öffnen und dann z.B. Retouren zu erfassen.

Kassenshortcut erstellen

iPad Tablet:

1. Starten Sie die App "Safari".
2. Geben Sie in das Adressfeld die URL der Website ein, zu der Sie eine Verknüpfung erstellen möchten. Tippen Sie auf "Los".
3. Tippen Sie auf das Download-Symbol mit dem nach oben zeigenden Pfeil am oberen Rand rechts.
4. Tippen Sie auf "Zum Home-Bildschirm hinzufügen". Das Dialogfeld "Zum Home-Bildschirm" wird angezeigt, wobei sich das Symbol, das für diese Website verwendet wird, auf der linken Seite des Dialogfelds befindet.
5. Geben Sie den Namen für die Verknüpfung über die Bildschirmtastatur ein (ihreaufrufadresse.ch/pos) und tippen Sie auf "Hinzufügen". Safari schließt sich automatisch, und Sie werden dorthin geführt, wo sich das Symbol auf dem Desktop Ihres iPad befindet.

Android Tablet:

1. Starten Sie die Anwendung "Chrome".
2. Öffnen Sie die Website oder Webseite, die Sie an Ihren Startbildschirm anheften möchten.
3. Tippen Sie auf das Menü-Symbol (3 Punkte in der oberen rechten Ecke) und dann auf "Zur Startseite hinzufügen".
4. Sie können einen Namen für die Verknüpfung eingeben und Chrome fügt sie dann zu Ihrem Startbildschirm hinzu.

Kassenbildschirm fixieren ("Kiosk-Modus")

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass nur die Kasse auf dem Tablet verwendet wird, können Sie den Zugriff auf andere Apps unterbinden indem Sie die den Kassenshortcut oder den Bildschirm fixieren.

iPad Tablet:

1. iPads bieten eine Funktion, die es erlaubt, das Tablet sorgenfrei aus der Hand zu geben: der „Geführte Zugriff“. Er wird unter Einstellungen > Allgemein > Bedienungshilfen > Geführter Zugriff aktiviert.
2. Anschließend lässt sich in jeder App durch dreimaliges Drücken der Home-Taste der Bildschirm fixieren.
3. Unter „Optionen“ kann man außerdem noch einstellen, dass sich die Lautstärke nicht verstellen lässt oder eine Texteingabe verhindern. Für Eltern besonders praktisch: Mittels „Zugriffszeit“ kann außerdem festgelegt werden, wie lange diese fixierte App bedient werden kann. So sperrt sich ein Spiel auf Wunsch nach einer beliebigen Zeitspanne automatisch.
4. Anschließend kann das Gerät erst wieder durch die Pin freigegeben werden.

Android Tablet:

1. Öffnen Sie die Einstellungen und dort den Bereich "Sicherheit, "Sicherheit & Standort" oder "Biometrische Daten und Sicherheit" je nach Gerätetyp.
2. Anschließend wechselt ihr zu "Andere Sicherheitseinstellungen" oder "Erweitert" je nach Gerätetyp.
3. Unter "Bildschirmfixierung", "Fenster anpinnen" oder "Fenster anheften" je nach Gerätetyp können Sie das Anpinnen von Apps dann aktivieren.

Zum Fixieren des Kassenshortcuts:

1. Öffnen Sie die App-Übersicht. Wählen Sie den Kassenshortcut von Google-Chrome, welche auf dem Bildschirm fixiert werden soll und öffnet über das App-Symbol die Optionen.
2. Durch Auswahl von "Diese App anheften" wird die App auf dem Bildschirm fixiert.
3. Android blendet zuvor noch eine Bestätigung ein, die Sie über "OK" bestätigen müssen. Um die Fixierung wieder aufzuheben, wischen Sie vom unteren Bildschirmrand nach oben und lassen Sie den Finger bis zu einer Reaktion des Smartphones auf dem Bildschirm.
4. Geben Sie anschliessend je nach Sperrmethode die PIN, das Muster oder Passwort ein oder nutzen Sie dafür Ihren Fingerabdruck oder Ihre Gesichtserkennung.

Login

Sobald Sie auf die Login-Seite weitergeleitet werden, können Sie dort in Abhängigkeit von Ihren Einstellungen neben der Eingabe Ihrer Zugangsarten den Standort und die Sprache auswählen.

Ihr erster Kassenverkauf

1. Navigieren Sie über den Katalog zum gewünschten Produkt oder verwenden Sie die Suche oder die Merkmalsfilter.
2. Tippen Sie auf das gewünschte Produkt und fügen Sie diesem den Warenkorb hinzu. Wenn Sie mehrmals Tippen erhöht sich die Anzahl um 1. Sie können auch den Barcodescanner verwenden.
3. Sie haben die Möglichkeit, die Position durch die Icons oberhalb der Positionen bearbeiten.

Löschen
Löscht diese Position aus Ihrem Warenkorb. Um diese wieder hinzuzufügen, müssen Sie das Produkt nochmals dem Warenkorb hinzufügen.

Position aufteilen
Die Funktion Aufteilen erscheint, wenn zwei gleiche Produkte im Warenkorb sind. Sie können dann zwei Positionen erstellen und eine davon z.B. mit einem Spezialpreis versehen.

Anzahl anpassen
Mit dieser Funktion können Sie die Anzahl des Produktes im Warenkorb ändern.

Preis anpassen
Mit dieser Funktion können Sie die den Preis ändern oder einen Spezialpreis ausweisen.

Einkassieren
Wenn Sie alle Artikel im Warenkorb haben, können Sie unten rechts mit dem Bezahlen-Button fortfahren. Sie gelangen nun auf die Auswahl der Zahlungsart(en). Der Kunden kann grundsätzlich mit mehreren Zahlungsarten bezahlen.

Barzahlung
Bei der Barzahlung erscheint eine neue Eingabe, bei der Sie eingeben können, was der Kunde gegeben hat. Hat der Kunde zuviel bezahlt wird automatisch eine Wechselgeld-Vorschlag angezeigt. Alternativ können Sie auch den exakten Betrag manuell eingeben.

Wenn Sie den exakten Betrag eingeben, ist im Anschluss unten Links ein Bezahlen-Button zu sehen. Geben Sie einen Betrag unter oder über dem geforderten Betrag ein, ist anschliessend ein Speichern-Button zu sehen.

Andere Zahlungsarten
Bei den anderen Zahlungsarten wird der exakte Betrag automatisch übernommen mit Ausnahme der Vorauskasse, wo Sie den Betrag manuell eingegeben können. Wählen Sie hierfür die Zahlungsart "Vorauskasse" bei der Einrichtung von den Zahlungsarten im Backend aus.

Mehrere Zahlungsarten mischen
Im Checkout können mehrere Zahlungsarten gemischt werden. Diese werden als Position sowie als ein allfälliges Rückgeld angezeigt.
Die Zahlungen werden dann im ERP korrekt verbucht.

Weitere Informationation dazu finden Sie unter Zahlungsarten erfassen.
Nach Auswahl einer Zahlungsart wird der Bezahlvorgang automatisch abgeschlossen und je nach POS-Einstellung die Quittung gedruckt.

Produkte und Kategorien erfassen

Wie Sie Produkte und Kategorien erfassen, erklären wir Ihnen auf der Seite Katalog aufbauen.

Warenkörbe unterscheiden nach Nummern oder Farben

Identifizieren Sie mehrere angefangene Warenkörbe mit verschiedenen Markierungen. Sie können einem Warenkorb eine Farbe oder Nummer zuordnen. Somit können Sie einen Kassenverkauf unterbrechen, dem Kunden seine Farbe bzw. Nummer mitteilen, und später wieder weiter einkassieren.

Kunden erfassen

Sie haben die Möglichkeit, direkt im Kassensystem einen neuen Kunden zu erfassen und diesen dann im Verkaufsprozess auszuwählen.

1. Navigieren Sie im linken Menü auf den Reiter Kunden.
2. Klicken Sie auf den Button «Kunde anlegen».
3. Erfassen Sie den Kunden dann auf der rechten Seite und klicken Sie auf «Speichern».
4. Jetzt können Sie den Kunden im Verkaufsprozess auswählen und ändern.

Optional können Sie die Kunden auch im Rent-a-Shop Backend erfassen oder importieren.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Kunden- und Kontaktverwaltung und Kunden-Import/Export.

Hardware

Wir haben Tablets, Bondrucker, Kassenschublade und Handscanner ausgewählt und getestet. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Hardware bestellen möchten. 
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