E-Mail Versand ERP

Der E-Mail Versand besteht aus vier Teilen:

• E-Mail-Vorlagen
• Absender-Einstellungen
• E-Mail-Archiv
• Versand der Dokumente und Anlagen direkt aus jedem Dokument heraus.

E-Mail-Vorlagen

In den «E-Mail-Vorlagen» verwalten Sie die Vorlagen für die Nachrichten, die Sie zusammen mit den Dokumenten ( Offerte, Rechnung, Lieferschein, Lieferantenbestellung usw.) versenden.

Hier können Sie verschiedene Platzhalter aus dem ERP verwenden, um die Nachricht zu personalisieren. Die E-Mail-Vorlagen finden Sie unter Einstellungen > Textelemente > E-Mail-Vorlagen.

Klicken Sie in der Übersicht auf «Neue E-Mail-Vorlage», um eine neue Vorlage zu erfassen:

Mail-Archiv

Mit dem E-Mail-Archiv behalten Sie stets den Überblick, welche Dokumente und Benachrichtigungen Sie versendet haben.
Auch können Sie mit einem Klick auf das dazugehörige Icon die einzelne Nachricht und das entsprechende Dokument, das Sie versendet haben, im Detail einsehen.

Das E-Mail-Archiv finden Sie unter Konto > Protokolle > Mail-Archiv.

Folgendes wird im Mail-Archiv gespeichert:

• Kontaktformulare
• Bestellbestätigungen
• Bestell-Benachrichtigungen
• Dokumentversand aus dem ERP

E-Mail-Versand

Kommen wir nun zum eigentlichen Herzstück der Funktion.
Erstellen Sie zunächst, wie gewohnt, Ihre Offerte, Ihren Auftrag, Ihren Lieferschein, Ihre Mahnung oder Rechnung im ERP.

Unterhalb von jedem Dokument finden Sie einen Button «Per E-Mail senden». Klicken Sie diesen, können Sie eine E-Mail-Vorlage wählen.

Die Funktion «Per Mail senden» öffnet die E-Mailmaske und eine neue E-Mail Nachricht wird anhand Ihrer Vorlage erstellt.

Empfänger: Geben Sie einen Empfänger ein. Wenn eine E-Mail-Adresse auf dem Kunden hinterlegt ist, wird diese automatisch eingefügt.
Kopie an (CC): Sie können optional eine Kopie an jemanden senden.
Blindkopie an (BCC): Sie können optional eine Blindkopie an jemanden senden.
Absender (1): Sie können zwischen verschiedenen Absendern wählen. Die Absender können Sie in den Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Absender-Einstellungen erfassen.
Betreff: Geben Sie einen Betreff ein. Wenn eine E-Mail-Vorlage für das jeweilige Dokument existiert, wird diese automatisch eingefügt.
Nachricht: Geben Sie eine Nachricht ein. Wenn eine E-Mail-Vorlage für das jeweilige Dokument existiert, wird diese automatisch eingefügt.
Anhänge (2): Hier können Sie wählen, ob die Offerte mitgeschickt werden soll.