QR-Rechnung erstellen

In unserem ERP haben Sie die Möglichkeit, einfach eine neue QR Rechnung zu erstellen. Sie benötigen dafür nicht zwingend einen bestehenden Kunden oder ein Produkt.

Voraussetzungen

• Sie benötigen eine QR-IBAN-Nummer von Ihrer Bank oder Post. Daneben müssen Sie den QR-Einzahlungsschein einmalig einrichten sowie Ihre Dokumentvorlage. Letztere kann auch später erstellt werden.
• Sie benötigen die Zusatzfunktion «QR Rechnung / Zahlungseingänge importieren». Gehen Sie zu Mein Konto > Abonnement > Zusatzfunktionen und aktivieren Sie dort diese Funktion.

Vorteile der QR-Rechnug?

• Erstellen Sie die QR-Rechnung selbst zentral an einem Ort.
• Drucken oder versenden Sie die Rechnung in Ihrem Firmendesign an den Kunden.
• Erstellen Sie Ihre eigene Rechnungsvorlage in Word, wandeln Sie diese in ein PDF-Dokument um und verwenden Sie diese als Vorlage für alle Rechnungen.
• Der Empfänger scannt einfach und bequem den QR-Code ein und muss nichts mehr abtippen.
• Automatisieren Sie Ihr Debitorenmanagement mit dem QR-Import, wobei Zahlungen automatisch abgeglichen und als bezahlt markiert werden.

QR Rechnung erstellen

1. Gehen Sie über das Menü zu Verkauf > ERP > Aufträge. Es werden Ihnen alle bisher erfassten Aufträge aufgelistet.
2. Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol des entsprechenden Auftrags.
3. Klicken Sie unten auf den Button «Kopieren/Erstellen» bzw. «Rechnung erstellen», um eine neue Rechnung anzulegen.
4. Die neue Rechnung wird erstellt und direkt geöffnet. Alternativ finden Sie diese über das Menü bei Verkauf > ERP > Rechnungen.

Stammdaten erfassen

In der Rechnungsansicht haben Sie die Möglichkeit, die Stammdaten für Ihre Rechnungen zu bearbeiten. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Rechnungsnummer: Wird automatisch vergeben.
Kunde: Der gewählte Kunde wird angezeigt. Mit einem Klick auf den Kunden können Sie zum Kunden navigieren.
Rechnungs- und Lieferadresse: Wird automatisch vergeben und kann manuell geändert werden. Sind die Liefer- und die Rechnungsadresse nicht identisch, kann im Feld Lieferadresse die Adresse manuell geändert werden. Mehrere Lieferadressen können mit der Zusatzfunktion «Mehrere Lieferadressen» in der Kundenverwaltung erfasst werden. Bitte beachten Sie: Die im QR-Code hinterlegte Absenderadresse basiert auf der Kundenadresse. D.h., wenn Sie Änderungen an der Rechnungsadresse durchführen, hat das kleine Auswirkungen auf die hinterlegte Absenderadresse im QR-Code!
Land: Land des Käufers.
Datum: Datum der Rechnung.
Zahlungsart: Wählen Sie eine Zahlungsart aus.
Versandart: Die Versandart hat einen Einfluss auf die Berechnung der Frachtkosten.
Fusszeile: Geben Sie Optional einen Text in die Fusszeile ein.
Status: Im Zahlungsstatus können Sie die Rechnung auf den aktuellen Stand bringen. Der Zahlungsstatus wird automatisch aktualisiert.

Zahlungseingänge manuell verbuchen

Verlust am: In diesem Feld wird der Zahlungseingang als Verlust gebucht. Bestätigen Sie diesen Schritt, indem Sie auf die Schaltfläche «Verlust buchen» klicken.
Bezahlt am: In diesem Feld wird der Zahlungseingang verbucht. Entweder automatisch, wenn die Zahlung bereits im Online-Shop erfolgt ist, oder manuell mit den folgenden Optionen:

• Zahlungseingang erfassen: Weiter Informationen dazu finden Sie unter Zahlungseingang erfassen.
• Guthaben anrechnen: Falls der Kunde ein Guthaben hat, können Sie dieses hier der Rechnung anrechnen.
• Geschenkkarte anrechnen: Hier können Sie eine bestehende Geschenkkarte manuell anrechnen.

Storno: Hier können Sie die Rechnung stornieren. Sie wird dann entsprechend verbucht.
Mahnung: Bei Aktivierung dieser Option wird der Mahnlauf für diese Rechnung gestoppt.

Zusatz-Informationen

Kommentar Intern / Kunde: Beim Kommentar haben Sie die Möglichkeit, Bemerkungen zum jeweiligen Dokument intern oder sichtbar für den Kunden anzulegen. Der Kommentar Kunde wird auf jedem Dokument automatisch angezeigt.
Quelle: Anzeige des Dokumentenursprungs.
Interne/Externe Referenz: Sie können diese Auswahl optional tätigen.
Kommission: Geben Sie optional Eingaben zur Kommission ein.

Verknüpfte Dokumente

Verknüpfte Dokumente: In den verknüpften Dokumenten werden Ihnen alle verknüpften Dokumente angezeigt. Mit einem Klick können Sie diese einsehen.

Positionen erfassen/ändern

Änderungen in den Rechnungspositionen muss immer zuerst auf dem Auftrag gemacht werden. Bereits verrechnete Position können nicht einzeln gelöscht werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Auftrag erstellen.

Fuss-Positionen (Berechnung der Frachtkosten)

Im Fuss der Rechnung haben Sie die Möglichkeit, Versandkosten zu erfassen. Die Versandkosten können aufgrund der Versandkostendefinition berechnet werden. Standardmässig haben wir die Versandkosten der Schweizerischen Post integriert.

1. Wählen Sie im Feld "Berechne..." eine der Optionen aus.
2. Klicken Sie auf das blaue Plus. Es öffnet sich ein neues Fenster.
3. Geben Sie Ihre Daten in das Fenster ein und klicken Sie auf "Eingabe übernehmen".
4. Nun können Sie die Versandkosten auswählen und bearbeiten.

Fuss-Positionen (Standardtexte mit Textbausteinen)

Sie haben die Möglichkeit, Standardtexte für Ihre Dokumente zu definieren. Diese können als Textbausteine oder als Freitext eingegeben werden. Die vordefinierten Textbausteine können einfach durch Anklicken des Textbausteinnamens eingefügt werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Textbausteine erstellen.