Lieferanten-Bestellungen

Voraussetzungen (vor der Bestellung)

Sie benötigen die Zusatzfunktion «Lieferanten-Bestellungen und Wareneingang» (5 Credits). Gehen Sie zu Konto > Abonnement > Zusatzfunktionen und aktivieren Sie dort diese Funktion.

Bevor Sie eine neue Bestellung anlegen können, müssen Sie den entsprechenden Lieferanten im Menü über Einkauf > Einkauf > Lieferanten erfassen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Lieferanten erfassen.

Der «Mindestlagerbestand» ist standardmässig nicht gesetzt. Der Wert muss auf "0" gesetzt werden, damit der Bestellvorschlag alle Lagerbestände, die kleiner als 0 sind, berücksichtigt. Das können Sie bei allen Artikeln am einfachsten über den Artikelimport bewältigen.

Neue Bestellung erfassen

1. Gehen Sie über das Menü zu Einkauf > Einkauf > Lieferanten-Bestellungen. Es werden sämtliche Bestellungen aufgelistet, die Sie in Ihrem ERP erfasst haben.
2. Klicken Sie auf den Button «Neue Bestellung», um eine neue Bestellung zu erfassen. Das System erstellt automatisch einen Bestellvorschlag anhand des aktuellen Lagerbestands, Mindestlagerbestands und der Mindestmenge Nachbestellung, die wiederum auf der Produktebene erfasst sind.
3. Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol einer erforderlichen Bestellung. Falls die gewünschte Bestellung hier nicht aufgelistet ist, suchen Sie nach dem entsprechenden Lieferanten (1), für den Sie die Bestellung tätigen wollen, und klicken Sie auf den Button «Neuer Bestellvorschlag».
4. Führen Sie ggf. Anpassungen durch bzw. füllen Sie die Bestellung manuell aus. Alle eingegeben Daten werden dann in den «Freipositionen» des ERP gespeichert.
5. Klicken Sie schliesslich auf die Schaltfläche «Speichern».

Bestellvorschlag

Der Bestellvorschlag erstellt eine Liste pro Lieferant mit allen Produkten, bei der der Lagerbestand kleiner als der Mindestbestand ist (Lagerbestand < Mindestbestand).

Zum Lagerbestand, inkl. Reservationen, müssen auch noch nicht gelieferte Bestellvorschläge dazu gezählt werden (alle Mengen, die nicht als Wareneingang erfasst wurden).

Als Reservationen zählen alle Bestellungen im Onlineshop, bei denen keine Rüstscheine erstellt worden sind. Das Erstellen des Rüstscheins macht die Lagerbuchung.

Die Bestellmengen können nach Erstellung der Lieferanten-Bestellung manuell korrigiert werden.

Lieferanten-Bestellung bearbeiten

1. Gehen Sie über das Menü zu Einkauf > Lieferanten-Bestellungen. Es werden sämtliche Bestellungen aufgelistet, die Sie in Ihrem ERP erfasst haben.
2. Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol der entsprechenden Bestellung.
3. Tätigen Sie die gewünschten Änderungen.
4. Klicken Sie schliesslich auf die Schaltfläche «Speichern».

Beschreibung der Einstellungen

Titel: Geben Sie einen aussagekräftigen Titel. Dieser sehen Sie in der Listenansicht und dient zur optischen Identifikation der Bestellung.
Datum: Als Datum wird bei der Erfassung automatisch das heutige Datum genommen. Es kann manuell abgeändert werden.
Lieferant: Diese Feld ist rein informativ und zeigt an, für welchen Lieferanten die Bestellung gültig ist.
Adresse: Bei der Zahlungsart wählen Sie Rechnung, Kreditkarte, Vorauskasse oder Barzahlung aus. Für PostFinance, PayPal und Saferpay wählen Sie Kreditkarte.
Lieferstatus (1): Beim Lieferstatus gibt es die Status leer, Teillieferung oder Erhalten. Dieser Lieferstatus ist rein informativ und dient nur zur Information, er hat keinen Einfluss auf den Lagerbestand.
Status: Gibt den Status der Lieferanten-Bestellung an.
Teillieferung am: Bei diesem Feld wird ein Datum gesetzt, wenn der Status geändert wird.
Erhalten am: Bei diesem Feld wird das heutige Datum gesetzt, wenn der Status geändert wird. Es kann auch manuell überschrieben werden.
Bemerkungen: Hier kann optional eine Bemerkung als Freitext hinterlegt werden.
Lieferanteninformation: Dieses Feld ist rein informativ und zeigt eine Information seitens des Lieferanten an, falls er eine hinterlegt hat.
Positionen (2): Bei den Positionen werden die Artikel angezeigt, welche vom Bestellvorschlag erfasst wurden. Die Positionen können auch manuell erfasst werden. Alle relevanten Informationen wie Lagerbestand, Min. Lagerbestand und Mindestbestellmengen sind hier zu sehen. Die Artikelnummer ist die Lieferanten-Artikelnummer, die auf dem Produkt erfasst wird. Wenn dort keine Nummer erfasst wird, wird auch keine angezeigt.
Preis = Einstandspreis auf dem Artikel. Wenn dieser nicht hinterlegt ist, wird der Verkaufspreis genommen.
Menge = Die Menge kann manuell geändert werden.

Sie können die Positionen als CSV-Datei exportieren, um diese weiter zu bearbeiten. Dafür klicken Sie einfach auf den Button «Exportierten» bzw. «CSV-Datei».

Wareneingang / Teillieferung

Bestellt = Bei diesem Feld sehen Sie andere Lieferantenbestellungen, die nicht beliefert worden sind.
Erhalten (3) = Bei diesem Feld sehen Sie den verbuchten Wareneingang. Wenn die Lieferung komplett erfolgte, kann der Button «Alles erhalten» angeklickt werden. Daraufhin werden alle Positionen gemäss der erfassten Menge in einem Wareneingang erfasst.

Falls ältere Bestellungen des gleichen Artikels offen sind, werden diese beim Wareneingang zuerst verbucht nach dem FIFO-Prinzip (First-In First-Out).

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Wareneingang.

Wenn Sie eine Teillieferung erfassen möchten, füllen Sie die entsprechenden Stückzahlen aus und klicken den Button «Speichern». Der Lagerbestand wird um diese Menge ergänzt.

Neue Position erfassen

Wenn Sie eine neue oder zusätzliche Positionen erfassen möchten, können Sie im Feld nach dem Namen oder Artikel suchen und diesen auswählen.