Die Funktion "Inventur" ermöglicht die Erfassung der Bestände zu einem bestimmten Stichtag. Die Inventur wird üblicherweise vor dem Abschluss einer Geschäftsperiode durchgeführt.

Voraussetzungen

Sie benötigen die Zusatzfunktion «Inventur». Gehen Sie zu Konto > Abonnement > Zusatzfunktionen und aktivieren Sie dort diese Funktion.

Diese Funktion steht jedoch nur zur Verfügung, wenn der Shop mit dem ERP verbunden ist. In diesem Fall wird immer eine Transaktionstabelle für die Lagerverwaltung geführt und mit Reservierungen gearbeitet. Das heisst, dass Shop-Bestellungen zuerst auf die Reservation zugreifen und noch nicht auf das Lager. Das Lager wird erst dann belastet, wenn die Lieferung erfolgt ist und der Lieferschein somit den Status " Abgeschlossen " hat.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Shop Einstellungen.

Die Inventurfunktion erstellt am Stichtag eine neue Inventarliste. Der Grundgedanke hinter der Inventurfunktion ist folgender:

  • Die Inventur wird zum Stichtag erstellt. Am Tag der Inventur sollen nur noch bedingt Lagerbuchungen vorgenommen werden.
  • Sie drucken die Inventurliste aus und führen anhand der Liste die Inventur durch.
  • Wenn alle Produkte inventarisiert sind, nehmen Sie die Liste und sortieren sie nach der Reihenfolge der Produkte. Die Sortierung erfolgt nach Lagerort und Lagerplatz.
  • Sie bearbeiten die Inventurliste im ERP und nehmen die notwendigen Korrekturen vor.
  • Sie schliessen die Inventur ab.

Neue Inventur erstellen

  1. Gehen Sie über das Menü zu Artikelstamm > Lager > Inventur. Es werden Ihnen alle bisher erfassten Inventuren aufgelistet, die Sie in Ihrem ERP erstellt haben.
  2. Klicken Sie auf den Button «Neue Inventur», um eine Inventur hinzuzufügen. Speichern Sie am Ende Ihre Angaben.
  3. Die Inventur wird erstellt. Dieser Prozess kann je nach Anzahl Artikel einige Minuten dauern.
  4. Es erfolgt eine Meldung «Die Lagerbestände für Ihre Artikel wurden ermittelt. Sie können mit der Inventur fortfahren». Klicken Sie auf weiter.
  5. Es wird nun eine Inventurliste erstellt. Diese können Sie mit Klick auf das Drucker-Symbol ausdrucken und die Inventur anhand der Liste durchführen.

Wenn Sie eine Inventur erstellen, wird der aktuelle Produktstamm (Produkte und Varianten gemischt nach Artikelnummer) inklusive Lagerbestand (Lager) zum aktuellen Zeitpunkt exportiert. Die letzten Bestellungen müssen nicht berücksichtigt werden, da die Inventur nur zur Verfügung steht, wenn der Onlineshop mit mit unserem ERP (Reservation + Lager) geführt wird.

Eine neue Inventur kann nur erstellt werden, wenn die vorhergehende Inventur abgeschlossen ist oder die erste Inventur erstellt wird. Schliessen Sie jede Inventur folglich ab. Dies gilt auch für Teilinventuren.

Teil-Inventare mit Filter nach Lagerplatz und/oder Produkt-Nummer

In der Suche können Sie * (2) als Platzhalter eingeben und so noch flexibler suchen. Wenn Sie kein * eingeben, wird der hintere Teil automatisch mit xxx* (1) ergänzt.
Mit Hilfe des Filters können Teil-Inventare nach Lagerplätzen und/oder Artikelnummern erstellt werden.

Inventur drucken

Klicken Sie auf das Druckersymbol des entsprechenden Inventars. Das ERP erstellt Ihnen dann ein PDF des Inventars.

Die Inventurliste umfasst folgende Felder:

  • Position
  • Artikelnummer
  • Artikelbezeichnung
  • Lager
  • Lagerplatz
  • Alter Bestand
  • Neuer Bestand

Inventur aktualisieren / bearbeiten

Wenn Sie die physische Inventur abgeschlossen haben, können Sie die Inventur im ERP verbuchen. Klicken Sie dazu auf das Bearbeiten-Symbol (3).

Filtern der Inventur

Verwenden Sie den Positionsfilter, um innerhalb der gewünschten Position(en) im ERP zu navigieren. In der Inventarübersicht werden maximal 50 Positionen angezeigt. Wenn es zu einem Produkt Varianten gibt, werden diese ebenfalls angezeigt.

Neben dem alten Bestand wird der neue Bestand angezeigt. Dieser kann manuell angepasst werden. Wurde der neue Bestand angepasst, muss diese Information gespeichert werden. Danach kann zu den nächsten Positionen navigiert werden.

Inventur abschliessen

Sie haben die Möglichkeit, einen Report analog zur Inventurliste mit den neuen Beständen auszudrucken. Sobald Sie die Inventurliste mit einem Klick auf das Häkchensymbol abschliessen, werden die aktualisierten Bestände bei den betreffenden Produkten hinterlegt.

Artikelinformation

Wenn Sie die Inventur abgeschlossen haben, finden Sie beim Artikel oder der Variante im Abschnitt "Verfügbarkeit" unter «Lagerverwaltung» das neue Feld «Letzte Inventur». Dieses dient zur Information, ob und wann der Artikel inventarisiert wurde.

Inventur löschen

Eine Inventur kann nur gelöscht werden, wenn sie noch nicht abgeschlossen ist. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (5), um eine Inventur zu löschen.