Die Funktion "Inventur" ermöglicht Ihnen, den Bestand zu einem bestimmten Stichtag zu erfassen. Üblicherweise wird die Inventur vor dem Abschluss einer Geschäftsperiode durchgeführt.
Voraussetzungen
Sie benötigen die Zusatzfunktion «Inventur» (5 Credits). Gehen Sie zu Konto > Zusatzfunktionen und aktivieren Sie dort diese Funktion.
Diese Funktion ist jedoch nur verfügbar, wenn der Shop mit dem ERP verknüpft ist. Dann wird immer eine Transaktionstabelle für die Lagerhaltung geführt und es wird mit Reservationen gearbeitet. Das heisst, dass Shop-Bestellungen zuerst auf die Reservation zugreifen und noch nicht auf das Lager. Das Lager wird erst abgebucht, wenn die Lieferung ausgeführt wird und somit der Lieferschein Status "Abgeschlossen" ist.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Shop Einstellungen.
Die Inventur Funktion erstellt am Stichtag eine neue Inventurliste am Tag der Erstellung. Der Grundgedanke hinter der Inventurfunktion ist wie folgt:
- Sie erstellen die Inventur zum Stichtag. Am Tag der Inventur sollten nur bedingt Lagerbuchungen vorgenommen werden.
- Sie drucken die Inventurliste und erstellen das Inventar anhand der Liste.
- Wenn alle Produkte inventarisiert wurden, nehmen Sie die Liste und sortieren Sie diese der Reihenfolge nach. Die Sortierung der Inventur erfolgt nach Lagerort und Lagerplatz.
- Sie bearbeiten die Inventurliste im ERP und bringen die nötigen Korrekturen an.
- Sie schliessen die Inventur ab.
Neue Inventur erstellen
- Gehen Sie über das Menü zu Artikelstamm > Lager > Inventur. Es werden Ihnen alle bisher erfassten Inventuren aufgelistet, die Sie in Ihrem ERP erstellt haben.
- Klicken Sie auf den Button «Neue Inventur», um eine Inventur hinzuzufügen. Speichern Sie am Ende Ihre Angaben.
- Die Inventur wird erstellt. Dieser Prozess kann je nach Anzahl Artikel einige Minuten dauern.
- Es erfolgt eine Meldung «Die Lagerbestände für Ihre Artikel wurden ermittelt. Sie können mit der Inventur fortfahren». Klicken Sie auf weiter.
- Es wird nun eine Inventurliste erstellt. Diese können Sie mit Klick auf das Drucker-Symbol ausdrucken und die Inventur anhand der Liste durchführen.
Wenn Sie eine Inventur erstellen, wird der aktuelle Produktstamm (Produkte und Varianten gemischt nach Artikelnummer) inklusive Lagerbestand (Lager) zum aktuellen Zeitpunkt exportiert. Die letzten Bestellungen müssen nicht berücksichtigt werden, da die Inventur nur zur Verfügung steht, wenn der Onlineshop mit mit unserem ERP (Reservation + Lager) geführt wird.
Eine neue Inventur kann nur erstellt werden, wenn die vorangehende Inventur abgeschlossen wurde oder die erste Inventur erstellt wird. Schliessen Sie folglich jede Inventur ab. Dies gilt auch für Teil-Inventuren.
Teil-Inventare mit Filter nach Lagerplatz und/oder Produkt-Nummer
Inventur drucken
Klicken Sie auf das Drucker-Symbol der entsprechenden Inventur. Das ERP erstellt Ihnen daraufhin ein PDF für das Inventar.
Die Inventurliste umfasst folgende Felder:
- Position
- Artikelnummer
- Artikelbezeichnung
- Lager
- Lagerplatz
- Alter Bestand
- Neuer Bestand
Inventur aktualisieren / bearbeiten
Wenn Sie das physische Inventar abgeschlossen haben, steht die Verbuchung der Inventur im ERP. Kicken Sie hierfür auf das Bearbeiten-Icon (3).
Filtern der Inventur
Verwenden Sie den Positionenfilter, um innerhalb der gewünschte Position(en) im ERP zu navigieren. In der Inventur-Übersicht werden maximal 50 Positionen angezeigt. Falls es Varianten zu einem Produkt gint, werden auch diese angezeigt.
Neben dem alten Bestand ist der neue Bestand zu sehen. Letzterer kann manuell angepasst werden. Wurde der neue Bestand angepasst, müssen diese Angaben gespeichert werden. Danach kann zu den nächsten Postionen navigiert werden.
Inventur abschliessen
Sie haben die Möglichkeit, einen Report analog der Inventurliste, inkl. dem neuen Bestand, zu drucken. Sobald Sie die Inventur-Liste mit einem Klick auf das Häkchen-Symbol abschliessen, werdenbei den betreffenden Produkten die aktualisierten Bestände hinterlegt.
Artikelinformation
Beim Abschliessen der Inventur finden Sie auf dem Artikel bzw. der Variante im Abschnitt "Verfügbarkeit" unter «Lagerverwaltung» das neue Feld «Letzte Inventur». Dieses dient zur Information, ob und wann der Artikel inventarisiert wurde.
Inventur löschen
Eine Inventur kann nur gelöscht werden, sofern diese nicht abgeschlossen ist. Klicken Sie auf das Löschen-Icon (5) wenn Sie eine Inventur löschen möchten.
